Příloha č. 1 k Podmínkám používání — informativní překlad

Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA)

Smluvní strany

Správce (Controller):
Uživatel, jehož identifikační údaje (obchodní firma, sídlo, IČO, DIČ, zastupující osoba) jsou vedeny v jeho Uživatelském účtu v aplikaci SureDocs Redact — vyplněné při registraci z veřejných rejstříků (vyhledání podle IČO) a doplněné o údaje, které z rejstříků dostupné nejsou.
Aktuální údaje konkrétního Správce a datum/osoba potvrzení této Smlouvy jsou k dispozici v jeho tisknutelném potvrzení Podmínek používání v SureDocs (Dashboard → Objednávky).
(dále jen „Správce“)

Zpracovatel (Processor):
InnovativeIT, s.r.o.
Sídlo: Častkovce 61, 916 27 Častkovce, Slovenská republika
Zapsaná v obchodním rejstříku Okresního soudu Trenčín, oddíl: Sro, vložka č. 47355/R
IČO: 56427689 | DIČ: 2122313380 | IČ DPH: SK2122313380
Zastoupená: Ing. Pavol Žiška, jednatel
E-mail: [email protected]
(dále jen „Zpracovatel“ nebo „SureDocs“)

Preambule

Správce a Zpracovatel uzavírají tuto Smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“) v souladu s čl. 28 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR).

Zpracovatel poskytuje Správci službu SureDocs Redact — automatizovanou anonymizaci osobních údajů v dokumentech. V rámci poskytování této služby zpracovává Zpracovatel osobní údaje výlučně jménem a podle pokynů Správce.

Článek 1 — Předmět smlouvy

1.1 Předmětem této Smlouvy je úprava práv a povinností smluvních stran při zpracování osobních údajů v rámci využívání služby SureDocs Redact.

1.2 Tato Smlouva je nedílnou součástí (Příloha č. 1) Podmínek používání služby SureDocs Redact a nabývá platnosti akceptací Podmínek používání.

1.3 Tato Smlouva se uzavírá v elektronické podobě. Správce vyjadřuje svůj výslovný souhlas s celým jejím zněním zaškrtnutím příslušného políčka při registraci do Služby — takto uzavřená Smlouva je pro obě strany stejně závazná jako smlouva podepsaná vlastnoručně nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem; samostatné papírové/elektronické podpisové vyhotovení se nevyžaduje.

Článek 2 — Rozsah, povaha a účel zpracování

Účel zpracování:
Automatická detekce, klasifikace a anonymizace osobních údajů v dokumentech nahraných Správcem do Služby za účelem plnění povinností Správce vyplývajících z GDPR a jiných předpisů o ochraně osobních údajů.

Povaha zpracování:

• Načtení obsahu dokumentu (extrakce textu / OCR)
• Analýza textu modelem umělé inteligence
• Identifikace a klasifikace osobních údajů
• Generování anonymizovaného výstupu
• Zápis záznamu o schválení do audit logu

Typy zpracovávaných osobních údajů (v závislosti na obsahu nahraných dokumentů):

• Jména a příjmení fyzických osob
• Adresy trvalého/přechodného pobytu
• Telefonní čísla a e-mailové adresy
• Čísla bankovních účtů (IBAN)
• Rodná čísla a čísla dokladů totožnosti
• Data narození
• Jiné identifikátory fyzických osob

Kategorie subjektů údajů:
Fyzické osoby, jejichž osobní údaje jsou obsaženy v dokumentech nahraných Správcem (zákazníci, zaměstnanci, smluvní strany apod.).

Doba zpracování:
Po dobu trvání smluvního vztahu mezi stranami, případně po dobu nezbytnou ke splnění zákonných povinností.

Článek 3 — Povinnosti Zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje:

3.1 Zpracování pouze na základě pokynů
Zpracovávat osobní údaje výlučně na základě doložených pokynů Správce, včetně pokynů týkajících se předávání osobních údajů do třetích zemí, pokud mu to neukládá právo EU nebo právo členského státu; v takovém případě Zpracovatel informuje Správce o tomto právním požadavku před zpracováním, pokud příslušné právo takové informování nezakazuje.

3.2 Mlčenlivost
Zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala přiměřená zákonná povinnost mlčenlivosti.

3.3 Bezpečnostní opatření
Přijmout všechna opatření požadovaná podle čl. 32 GDPR, včetně:

• Šifrování přenášených dat (TLS/HTTPS)
• Automatizovaného lokálního filtru zvláštních kategorií údajů podle čl. 9 GDPR: text dokumentu (u skenů a fotografií po jeho lokálním přečtení) se vyhodnotí na serveru Zpracovatele ještě před odesláním jakémukoli subzpracovateli a při jasných znacích zdravotních údajů se dokument neodešle a odmítne; filtr není 100% spolehlivý a nenahrazuje povinnost Správce podle čl. 4.2
• Dočasného zpracování dokumentů v operační paměti serveru a v jeho dočasné kopii (interní databáze na témže serveru, dostupná pouze lokálně, uchovávaná nejvýše 12 hodin, u API 4 hodiny, a mazaná při ukončení relace), bez trvalého ukládání obsahu po ukončení relace; za účelem automatické analýzy jsou data zasílána zvolenému subzpracovateli (čl. 6) výhradně přes jeho API, opět bez trvalého uložení na jeho straně po dokončení zpracování
• Řízení přístupu k produkčnímu prostředí
• Pravidelného testování bezpečnosti systémů (interní code review, automatizované CI kontroly; Zpracovatel v současnosti nemá externí bezpečnostní certifikaci ISO 27001/SOC 2 ani formální penetrační test — podrobnosti a kontext v interním dokumentu dpia_lia_interne_posudenie.md Část C)

Volitelná složka SureDocs Print driver (lokálně instalovaná virtuální tiskárna) přijímá tiskové úlohy výhradně na 127.0.0.1 (není dostupná ze sítě) a dokument zůstává pouze lokálně v počítači Uživatele, dokud jej Uživatel v přehledovém okně aplikace sám nepotvrdí ke zpracování — teprve poté se odešle na server SureDocs stejnou cestou (/v1/api/jobs) jako u běžné API integrace. Nejde tedy o samostatný datový tok mimo tuto Smlouvu, pouze o alternativní způsob předání dokumentu ke zpracování.

3.4 Subzpracovatelé
Aktuální seznam subzpracovatelů je uveden v Příloze 1 — jeho akceptací uděluje Správce obecné písemné povolení ve smyslu čl. 28 odst. 2 GDPR. Zpracovatel informuje Správce o plánovaných změnách (nový subzpracovatel nebo jeho výměna) e-mailem nejméně 14 dnů předem. Správce má právo vznést odůvodněnou námitku do 7 dnů od tohoto oznámení; nevznese-li námitku v této lhůtě, má se za to, že se změnou souhlasí.

3.5 Pomoc Správci
S ohledem na povahu zpracování pomáhat Správci prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření při plnění povinnosti Správce reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů.

3.6 Pomoc při plnění povinností podle čl. 32–36 GDPR
Pomáhat Správci při zajišťování souladu s povinnostmi podle čl. 32–36 GDPR (bezpečnost, ohlašování porušení, posouzení vlivu, předchozí konzultace). Formální povinnost provést posouzení vlivu (DPIA, čl. 35) leží na Správci — Zpracovatel nad rámec této pomoci sám interně posoudil riziko vlastního zpracování (rozsah, kategorie údajů, subzpracovatelé) jako součást due diligence; záznam tohoto posouzení je interní dokument dpia_lia_interne_posudenie.md.

3.7 Výmaz nebo vrácení údajů
Na základě rozhodnutí Správce po skončení poskytování Služby vymazat nebo vrátit všechny osobní údaje a vymazat existující kopie, pokud právo EU nebo členského státu nepožaduje jejich uložení.

3.8 Audit a kontrola
Zpřístupnit Správci všechny informace potřebné k doložení souladu s povinnostmi stanovenými v tomto článku a umožnit audity a inspekce prováděné Správcem nebo jiným auditorem pověřeným Správcem a k těmto auditům přispět. Správce je oprávněn provést audit nejvýše jednou za kalendářní rok, po předchozím písemném oznámení nejméně 30 dnů předem (mimo tuto lhůtu pouze při důvodném podezření na závažné porušení). Zpracovatel má vůči Správci právo na náhradu skutečně vynaložených nákladů na součinnost při auditu podle svého platného hodinového ceníku.

3.9 Okamžité informování
Neprodleně informovat Správce, pokud podle jeho názoru určitý pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy EU či členského státu týkající se ochrany údajů.

Článek 4 — Povinnosti Správce

Správce se zavazuje:

4.1 Nahráváním dokumentů do Služby potvrzuje, že disponuje zákonným základem pro zpracování osobních údajů obsažených v těchto dokumentech.

4.2 Zajistit, aby nahrávané dokumenty NEOBSAHOVALY zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR (zdravotní záznamy, biometrické údaje, genetické údaje, údaje o trestních rozsudcích) — tento zákaz je absolutní a bez výjimky (shodně s čl. 5 písm. b) Podmínek používání), Zpracovatel k němu neuděluje a nemůže udělit souhlas.

4.3 Informovat Zpracovatele o jakýchkoli pokynech, požadavcích nebo změnách, které by mohly mít vliv na zpracování osobních údajů.

4.4 Zajistit, aby schválení anonymizace v aplikaci prováděly pouze oprávněné osoby s příslušnými pravomocemi.

Článek 5 — Předávání do třetích zemí

5.1 Správce bere na vědomí, že v závislosti na zvoleném AI backendu může docházet k předávání obsahu dokumentů do třetích zemí:

5.2 Zpracovatel zajistí, aby každý subzpracovatel ve třetí zemi byl vázán vhodnými zárukami ve smyslu čl. 46 GDPR (Standardní smluvní doložky nebo jiný vhodný mechanismus).

5.2a Posouzení dopadu předání (Transfer Impact Assessment): Správce bere na vědomí, že orgány USA (zejména podle § 702 FISA a Executive Order 12333) mohou za určitých okolností požadovat přístup k datům zpracovávaným poskytovateli se sídlem nebo infrastrukturou v USA, a to i navzdory existenci standardních smluvních doložek. Zpracovatel toto riziko identifikoval a přijal tato zmírňující opatření:

• doba zpracování dokumentu u AI subzpracovatele je krátká (řádově sekundy až nízké jednotky minut za běžného provozu), nejde o trvalé uložení — snižuje to, ale nevylučuje pravděpodobnost zachycení dat v okně aktivního zpracování (viz též čl. 8.1 a výjimka pro trust & safety monitorování);
• Anthropic je od června 2026 certifikován podle rámce EU-US Data Privacy Framework — doplňkový právní mechanismus vedle Standardních smluvních doložek (čl. 45 GDPR);
• Uživatel se může předání do USA zcela vyhnout volbou backendu Mistral (EU) nebo Ollama (lokální zpracování) — viz čl. 5.3.

Zpracovatel neprohlašuje, že technická opatření (např. dočasné zpracování bez trvalého ukládání obsahu) brání přístupu orgánů veřejné moci třetí země k datům během aktivního zpracování — takové prohlášení by bylo nepodložené. Uživatel zpracovávající dokumenty se zvlášť citlivým obsahem by měl zvážit backend Mistral nebo Ollama.

5.3 Správce může minimalizovat předávání do třetích zemí volbou backendu Mistral (EU) nebo Ollama (lokálně) v nastavení aplikace.

Článek 6 — Subzpracovatelé

Příloha 1 — Schválení subzpracovatelé

Zpracovatel zajistí, aby subzpracovatelé byli vázáni stejnými povinnostmi v oblasti ochrany osobních údajů, jaké se vztahují na Zpracovatele podle této Smlouvy. V souladu s čl. 28 odst. 4 GDPR odpovídá Zpracovatel Správci za řádné plnění povinností ochrany osobních údajů ze strany subzpracovatelů v plném rozsahu.

Poznámka — veřejná rejstříková vyhledávání (nejsou subzpracovateli ve smyslu čl. 28): SureDocs při ověřování IČO během registrace/obnovy volá veřejná rejstříková API (RPO ŠÚ SR, ŽRSR a RMNO MV SR, Finanční správa SR, ARES ČR). Odesílá se pouze IČO; odpovědí jsou převážně veřejné rejstříkové údaje TŘETÍCH subjektů (obchodní firma, adresa, právní forma), nikoli osobní údaje zákazníků Správce — v této části nejde o zpracování osobních údajů jménem Správce a tyto služby záměrně NEJSOU v tabulce výše. Výjimka: pokud rejstřík k danému IČO vrátí i jméno statutárního orgánu/jednatele (fyzické osoby), SureDocs toto jméno dále zpracovává jako osobní údaj — právní základ a retence jsou uvedeny v tabulce „Jaké údaje shromažďujeme“ níže (jméno statutárního orgánu), nikoli v této poznámce.

Článek 7 — Porušení zabezpečení osobních údajů

7.1 V případě porušení zabezpečení osobních údajů (security breach) Zpracovatel informuje Správce bez zbytečného odkladu poté, co se o porušení dozvěděl.

7.2 Oznámení obsahuje: popis povahy porušení, kategorie a počet dotčených osob, kontaktní údaje odpovědné osoby, popis pravděpodobných důsledků, popis opatření přijatých k nápravě.

7.3 Správce odpovídá za splnění ohlašovací povinnosti vůči dozorovému úřadu (pro slovenského Správce ÚOOÚ SR, pro českého Správce ÚOOÚ ČR) v zákonné lhůtě 72 hodin podle čl. 33 GDPR.

Článek 8 — Retenční politika a výmaz

8.1 Obsah nahraných dokumentů není trvale ukládán — zpracovává se v operační paměti serveru a v jeho dočasné kopii (čl. 3.3), která se po dokončení zpracování nebo ukončení relace maže a nejpozději po 12 hodinách (u API po 4 hodinách) vyprší. Stopy dočasné kopie mohou v technickém žurnálu a snímku databáze na disku serveru zůstat, dokud je systém automaticky nepřepíše (zpravidla dny až týdny). Výjimka: AI subzpracovatelé (Anthropic, Mistral) mohou v souladu s vlastními zásadami důvěryhodnosti a bezpečnosti (trust & safety) a nezávisle na dohodě o netrénování modelů krátkodobě uchovávat vstupy/výstupy za účelem monitorování zneužití — zpravidla do 30 dnů, ve výjimečných případech zjištěného porušení podmínek používání i déle (viz Podmínky používání čl. 2.2b).

8.2 Audit log (záznam o schválení anonymizace) obsahuje: název souboru, SHA-256 hash originálu, jméno schvalovatele, časové razítko, počet anonymizovaných polí, použitý backend. Audit log neobsahuje obsah dokumentu.

8.2a Audit log slouží k doložení souladu podle čl. 5 odst. 2 a čl. 30 GDPR (interní záznam o činnosti zpracování) — nemá povahu kvalifikované elektronické pečeti ani jiného právně kvalifikovaného osvědčení času/integrity, pokud není mezi stranami výslovně dohodnuto jinak.

8.3 Záznamy audit logu jsou uchovávány po dobu 3 let (36 měsíců) od jejich vytvoření, poté jsou automaticky vymazány.

8.4 Registrační údaje Uživatele jsou po zrušení účtu vymazány do 90 dnů, pokud jejich uchování nevyžaduje zákon (např. účetní doklady — 10 let).

Článek 9 — Závěrečná ustanovení

9.1 Tato Smlouva se řídí právním řádem Slovenské republiky a příslušnými předpisy EU, zejména GDPR.

9.2 V případě rozporu mezi touto Smlouvou a Podmínkami používání má tato Smlouva přednost v rozsahu ochrany osobních údajů.

9.3 Změny této Smlouvy jsou platné pouze v písemné formě (včetně e-mailové akceptace).

9.4 Je-li některé ustanovení této Smlouvy neplatné, ostatní ustanovení zůstávají v platnosti.

9.5 Tato Smlouva nabývá platnosti akceptací Podmínek používání služby SureDocs Redact — v elektronické podobě podle čl. 1.3, bez potřeby papírového nebo kvalifikovaného elektronického podpisu.

9.6 Tato smlouva může být zpřístupněna i v překladu do jiných jazyků. Překlad má výlučně informativní charakter; v případě rozporu mezi slovenským zněním a překladem má vždy přednost slovenské znění. Souhlas Uživatele se vztahuje na slovenské znění; odsouhlasené slovenské znění se uloží jako oficiální dokument v účtu Uživatele (Dashboard → Objednávky) spolu s překladem, který měl Uživatel při souhlasu zobrazený.

Zásady ochrany osobních údajů (Privacy Policy)

Kdo jsme

InnovativeIT, s.r.o., Častkovce 61, 916 27 Častkovce, Slovenská republika, IČO: 56427689
Kontakt: [email protected] (žádosti subjektů údajů, ochrana osobních údajů)
Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO): Správce v současnosti nemá jmenovaného pověřence; v otázkách ochrany osobních údajů kontaktujte přímo Poskytovatele na kontaktu výše.

Jaké údaje shromažďujeme

IP adresa a log přístupu se zaznamenávají jako technicky nezbytná součást provozu webového serveru (stejně jako u každé webové služby) — nejde o soubor cookie ani o sledovací mechanismus a tento záznam vzniká nezávisle na volbě v cookie liště. Volitelné (analytické) soubory cookie SureDocs v současnosti nepoužívá. V produkčním provozu procházejí požadavky před SureDocs přes Cloudflare (reverzní tunel, viz Příloha 1) — Cloudflare jako subzpracovatel zpracovává stejná IP/HTTP metadata na vlastní edge infrastruktuře podle své DPA, nezávisle na 90denní retenci SureDocs.

U položek se základem „Oprávněný zájem“ byl proveden test proporcionality (balancing test) — záznam je v interním dokumentu dpia_lia_interne_posudenie.md Část B.

Vaše práva

Máte právo na: přístup · opravu · výmaz · omezení zpracování · přenositelnost · námitku · stížnost u dozorového úřadu (na Slovensku ÚOOÚ SR — dataprotection.gov.sk; v České republice ÚOOÚ — uoou.gov.cz).

Žádost zašlete na: [email protected] — odpovíme do 30 dnů.